Chaque agent·e de la fonction publique, titulaire ou contractuel·le, dispose d’un dossier individuel regroupant toutes les pièces relatives à sa situation administrative et à son évolution de carrière. Ce dossier est conservé à la DSDEN sous format papier, mais il peut aussi être dématérialisé. Chaque agent·e peut consulter son dossier autant de fois qu’il ou elle le souhaite au cours de sa carrière, mais cette consultation répond à une procédure particulière.

Comment consulter mon dossier ?

Pour consulter son dossier, l’agent·e doit en faire la demande, par écrit, auprès de la DSDEN de son département qui fixera une date de rendez-vous. Il ou elle peut être accompagné·e par un·e représentant·e du personnel de la FSU-SNUipp. La présence permanente d’une personne de l’administration est obligatoire. Seul·e l’agent·e peut consulter son dossier, sauf dans le cas des CAPD et CCP disciplinaires où les élu·es du personnel peuvent y avoir accès.

Peut-on me refuser la consultation de mon dossier ?

Le ou la DASEN peut effectivement refuser l’accès au dossier, mais des recours existent. Si la demande de consultation reçoit un refus explicite ou implicite dans le délai d’un mois, l’agent·e peut alors saisir la CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs). Celle-ci rend un avis sur la demande, avis communiqué à l’agent·e, ainsi qu’à son administration. Cette dernière informe la CADA de la suite qu’elle donne à la demande. Si elle confirme son refus, explicitement ou en gardant le silence, l’agent·e peut alors saisir le tribunal administratif.

Que vais-je trouver dans mon dossier individuel ?

Chaque dossier est différent puisqu’il retrace la situation administrative et l’évolution de carrière de chaque personnel. Il n’existe pas de texte qui encadre de manière exhaustive le contenu légal de ce dossier, cependant, on y retrouve obligatoirement les documents portant sur :

la carrière : arrêtés de nomination, d’avancement, de promotion interne, de changement de position statutaire ;
les rapports d’inspection et compte-rendus de rendez-vous de carrière ;
les formations suivies ;
les absences : arrêtés de mise en congé (de maternité, de paternité, de maladie, etc.).

Que dois-je penser à vérifier pendant la consultation de mon dossier ?

Vous devez vérifier que toutes les pièces sont bien numérotées sans discontinuité dans l’ordre chronologique à l’encre indélébile.

⚠️ Attention, le dossier ne doit pas comporter :
– de mentions à des opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques ;
– d’informations médicales, en dehors des arrêtés administratifs ;
– de mention de sanctions disciplinaires amnistiées ou effacées.

Nous vous conseillons de demander la copie de toutes les pièces qui vous semblent “intrigantes” ainsi que la copie de la dernière pièce numérotée au dossier.

A l’issue de la consultation, vous aurez à compléter un compte-rendu avec :
– l’identité des personnes présentes,
– la date,
– les copies demandées,
– le nombre de pièces contenues dans le dossier,
– une description de la dernière pièce avec le numéro de la cote.

Est-il possible d’ajouter ou de supprimer des pièces dans mon dossier ?

L’archivage de nouvelles pièces dans le dossier est de la responsabilité du ou de la DASEN qui n’a pas l’obligation d’en informer l’agent·e. Si un document est évoqué lors d’un entretien avec l’administration, il ne peut être utilisé par la hiérarchie que s’il a été ajouté au dossier administratif et ne peut être conservé en dehors de ce dossier. Après avoir pris connaissance d’un document, le·la DASEN dispose d’un “délai raisonnable” pour l’archiver. Le document n’a pas de légitimité s’il n’a pas été versé au dossier ou s’il est versé ultérieurement.

Il est possible de demander de retirer des pièces du dossier. Cette demande est à faire auprès du ou de la DASEN mais il ou elle n’a aucune obligation d’y répondre favorablement. Chaque document supprimé du dossier est remplacé par une note neutre, reprenant la cote du document et indiquant la date de suppression. La mention des sanctions disciplinaires peut être supprimée. La procédure va dépendre de la sanction.
L’agent·e peut demander la rectification d’une information, le retrait ou l’ajout d’un document à son administration, soit lors de la consultation, soit ultérieurement.

Les représentants des personnels de la FSU-SNUipp de votre département pourront vous accompagner dans toutes les étapes de la consultation de votre dossier, et vérifier avec vous que les procédures sont bien respectées.

Aller plus loin :

Code général de la fonction publique

Dossier administratif, connaître ses droits.

Dossier administratif, connaître ses droits.